Zgodnie z rozporządzeniem (WE) 561/2006 firma posiadająca w swoim taborze pojazdy wyposażone w tachograf cyfrowy powinna odczytywać karty kierowców co 28 dni zarejestrowanej działalności (Rozporządzenie Komisji UE Nr 581/2010). W tym celu najczęściej firmy muszą sprowadzać swoje pojazdy do siedziby firmy. Zastosowanie rozwiązania do zdalnego pobierania plików DDD umożliwia odczytywanie karty kierowcy w dowolnym miejscu w dowolnym czasie. Dzięki temu firma oszczędza czas i ogranicza swoje koszty!
Pobieranie plików DDD pozwala na zdalny odczyt informacji zarówno z pamięci tachografu, jak i z karty kierowcy aktualnie znajdującej się w pierwszym slocie tachografu. Dane z pamięci tachografu można odczytać albo w całości, albo tylko ich część (do 90 dni wstecz).
Działanie systemu:
Zazwyczaj każde pobieranie składa się z dwóch etapów:
1) Autoryzacja
Zdalna autoryzacja jest autorskim systemem opracowanym przez Flota-Online, pozwalającym na autoryzację tachografu bez potrzeby wyrabiania nowej karty przedsiębiorstwa, bez potrzeby zaopatrywania kierowców w karty przedsiębiorstwa, oraz bez potrzeby dostarczania samej karty do siedziby Flota-Online. Wszystko odbywa się za pomocą specjalnego czytnika oraz programu autoryzacyjnego, który jest praktycznie bezobsługowy. Raz zarejestrowaną w naszym systemie kartę wystarczy włożyć do czytnika podłączonego do komputera z zainstalowanym programem autoryzacyjnym, a nasz system zadziała automatycznie.
2) Pobieranie danych do systemu Flota-Online:
Pobrany plik DDD jest przetrzymywany na serwerze przez 24 godziny. Przez ten czas spedytor lub właściciel firmy może pobrać plik na swój dysk, a następnie wyciągnąć wymagane do sporządzenia raportów dane za pomocą oprogramowania firm trzecich.
Powyższe etapy są obsługiwane przez prosty w użyciu interfejs systemu Flota-Online. W celu rozpoczęcia pobierania wystarczą cztery kliknięcia!
Wszystkie pliki DDD są oznaczone stosownymi certyfikatami, oraz mogą zostać w razie potrzeby przekazane do ITD.
Korzyści korzystania z systemu:
- Pliki można pobierać praktycznie bez wychodzenia z biura za pomocą systemu monitoringu pojazdów Flota-Online. Odpada więc całe planowanie logistyczne potrzebne do ściągnięcia odpowiedniego auta, w odpowiednim miejscu i czasie aby pobrać dane przechowywane w tachografie. Odczyty takie są obowiązkowe i obarczone karami w przypadku nie dopełnienia obowiązku. Przy zastosowaniu naszego systemu dane można pobrać o każdej porze, nawet jeśli auto jest w innym państwie (oczywiście o ile wykupiona jest opcja monitoringu w Europie). Dzięki temu firma oszczędza czas i pieniądze!
- Do tej pory pobieranie pojedynczego pliku z tachografu wymagało, aby pracownik z kartą przedsiębiorstwa znajdował się w kabinie kierowcy, za pomocą karty autoryzował tachograf oraz pobrał odpowiedni plik. Takie rozwiązanie powoduje, że na raz można pobierać pliki tylko z tylu aut, ile kart przedsiębiorstwa posiadamy.
Zaawansowanie rozwiązanie
Rozwiązanie Flota-Online wykorzystuje kartę przedsiębiorstwa tylko na moment samej autoryzacji, który trwa około 2-3 minut. Po dokonaniu autoryzacji w pierwszym aucie, proces pobierania nie wymaga już kontaktu z kartą. W tym czasie gdy dane z pierwszego auta są pobierane, drugie auto może być już autoryzowane, co powoduje możliwość pobrania danych z kilku aut w ciągu godziny!
Dodatkowo w pobieraniu tradycyjnym jeden plik potrafił się pobierać godzinę, a na kilka aut potrzeba było całego dnia.
Pobieranie jest na tyle proste, że nie trzeba korzystać z usług firm trzecich. Rozwiązanie Flota-Online może obsługiwać praktycznie dowolny pracownik biurowy w firmie. Powoduje to kolejne ograniczenie kosztów.